ADMINISTRASI KONTRAK KONSTRUKSI

A. PENDAHULUAN

    1. Pengertian Kontrak / Perjanjian

Kontrak atau Perjanjian adalah suatu perbuatan dengan mana satu orang atau lebih mengikatkan dirinya terhadap satu orang atau lebih

Salah satu pihak disebut PIHAK KESATU dan pihak lainnya disebut PIHAK KEDUA

Sedangkan dalam lingkup lingkup jasa konstruksi, pengertian para pihak adalah :

                      PIHAK KESATU                : Pengguna Jasa

                      PIHAK KEDUA                  : Penyedia Jasa

    2. Administrasi Kontrak

Administrasi Kontrak merupakan upaya pengelolaan atas kontrak dalam periode pelaksanaannya sehingga
kewajiban dan hak dari masing-masing pihak dapat dijalankan sesuai dengan ketentuan yang ada dalam kontrak tersebut.

Dengan demikian administrasi kontrak diperlukan dalam setiap pelaksanaan kontrak.

Bagi kontraktor Administrasi Kontrak diperlukan dalam mengelola kontrak selama pelaksanaan proyek agar tercapai target pelaksanaan dalam aspek biaya, mutu, an waktu untuk memperoleh laba, citra yang baik dari perusahaan serta profesionalisme dalam pelaksanaan pekerjaan.

Dan bagi pengguna jasa Administrasi kontrak diperlukan dalam mengelola kontrak selama pelaksanaan proyek agar diperoleh hasil pelaksanaan berupa bangunan dan kelengkapannya sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang ditetapkan dalam kontrak.

3.  Kedudukan kontrak dalam hubungan kerja

•          Secara Hukum, perjanjian merupakan  undang-undang bagi pihak-pihak yang membuat

•          Setiap pihak wajib melaksanakan ketentuan kontrak

•          Setiap kesalahan dalam memenuhi ketentuan akan menimbulkan risiko berujud biaya dan tidak ada kompensasinya

Contohnya :

•       Pihak I tidak menyerahkan lahan tepat waktu

•       Pihak I tidak membayar tepat waktu

•       Pihak II tidak menyerahkan bangunan tepat waktu

•       Pihak II tidak memenuhi persyaratan bangunan

Untuk menghindari kerugian karena tidak memenuhi ketentuan, kontraktor harus :

•       Menyelenggarakan mutu pelaksanaan sesuai persyaratan

•       Memahami serta menerapkan ketentuan dalam dokumen kontrak

4.  Pemahaman istilah

1.       Kontrak : suatu perbuatan dengan mana satu orang atau lebih mengikatkan  dirinya terhadap satu orang atau lebih

2.       Provisional Sum : sejumlah biaya yang disediakan dan termasuk dalam kontrak, untuk pekerjaan yang belum ditentukan

3.       Prime Cost : sejumlah biaya yang disediakan dan termasuk dalam kontrak, untuk pekerjaan yang telah ditentukan, umumnya dikerjakan oleh NSC

4.       Nominated Sub Contractor (NSC) : sub kontraktor yang ditunjuk langsung oleh Pihak I untuk pekerjaan tertentu yang telah ditetapkan

5.       Force Majeure : atau keadaan memaksa, adalah kejadian atau peristiwa yang terjadi diluar kemampuan Pihak I maupun Pihak II yang dapat mempengaruhi pelaksanaan kontrak, antara lain berupa :

a.        Bencana alam : banjir, gempa bumi, tanah longsor, badai dan lain-lain

b.       Huru-hara, perang, pemberontakan, kerusuhan, kekacauan dan lain-lain

c.        Kebakaran

d.       Keadaan memaksa yang dinyatakan secara resmi oleh Pemerintah

6.       Eskalasi harga : perubahan/kenaikan harga sesuai kondisi pasar

7.       Klaim      : suatu permintaan akan tambahan harga kontrak, atau waktu pelaksanaan, atau kompensasi atas terjadinya hal-hal yang bukan kesalahan salah satu pihak dan merugikan pihak tersebut

8.       Sengketa kontrak : perselisihan/perbedaan pendapat antara Pihak I dan Pihak II yang tidak dapat disepakati atas hal-hal tentang pelaksanaan kontrak

9.       Penyelesaian sengketa : upaya mencapai kesepakatan antara dua pihak  melalui musyawarah, atau pengadilan, atau arbitrase

10.    Arbitrase   : peradilan yang dipilih dan ditentukan sendiri secara sukarela oleh pihak-pihak yang bersengketa

B.    DOKUMEN KONTRAK

Dokumen Kontrak secara lengkap terdiri atas :

a. Dokumen Tender, meliputi :

       -  Undangan tender

       -  Petunjuk kepada peserta tender

       -  Formulir penawaran dan lampirannya

       -  Syarat-syarat umum dan khusus

       -  Speseifikasi Tehnik

       -  Gambar Tender

       -  Daftar item dan kuantitas pekerjaan

       -  Addendum

b. Surat Penunjukan

c. Surat Perjanjian

d. Syarat-syarat Perjanjian

e. Rincian Pekerjaan dan Harga

f.  Dokumen lain : Berita Acara Aanwijzing (Risalah Penjelasan),

    Berita Acara Klarifikasi, data penyelidikan tanah, dan lain-lain

1.  ANATOMI / ISI  KONTRAK

Kontrak sekurang-kurangnya memuat ketentuan tentang :

1)     Para Pihak, menjelaskan tentang :

a.     Nama Instansi / Badan Usaha atau Usaha/ Orang Perorangan

b.     Nama Wakil / Kuasa atau Sertifikat Keahlian dan ketrampilan bila Usaha  Perorangan

c.      Tempat kedudukan dan alamat usaha

2)       Rumusan pekerjaan, menguraikan tentang :

a.     Pokok-pokok pekerjaan

b.     Volume pekerjaan

c.     Nilai pekerjaan, dan ketentuan untuk penyesuaian harga

d.     Pekerjaan tambah kurang

e.     Tata cara penilaian hasil pekerjaan untuk pembayaran

f.      Jangka waktu pelaksanaan

3)       Pertanggungan

Jenis pertanggungan yang menjadi kewajiban penyedia jasa :

a.      Pembayaran uang muka : dengan jaminan uang muka

b.     Pelaksanaan pekerjaan : dengan jaminan pelaksanaan

c.      Hasil pekerjaan : dengan ditahan sebagian pembayarannya (retensi)

d.     Tenaga kerja : dengan asuransi tenaga kerja

e.     Tuntutan pihak ketiga : dengan jaminan asuransi

f.       Kegagalan bangunan : dengan jaminan asuransi

Dalam pertanggungan diatas dicantumkan :

a.     Nilai jaminan / pertanggungan

b.     Jangka waktu pertanggungan

c.     Prosedur pencairan / pengembalian jaminan

d.     Hak & kewajiban masing-masing pihak

Jenis pertanggungan yang menjadi kewajiban Pengguna Jasa:

a.     Pengguna Jasa Pemerintah, dengan dokumen ketersediaan anggaran

b.     Pengguna Jasa Non Pemerintah, dengan jaminan Bank atau bentuk lain yang disepakati para pihak

4)       Tenaga Ahli, menjelaskan tentang :

a.        Persyaratan klasifikasi dan kualifikasi tenaga ahli

b.       Prosedur penerimaan dan atau pemberhentian tenaga ahli

c.        Jumlah tenaga ahli

5)         Kewajiban & Hak masing-masing pihak, meliputi :

a.        Kewajiban & Hak Pengguna Jasa

b.       Kewajiban & Hak Penyedia Jasa

6)         Cara Pembayaran, berisi uraian tentang :

a.        Volume fisik pekerjaan yang bisa dibayar

b.       Cara/tahapan pembayaran hasil pekerjaan

c.        Jangka waktu pembayaran

d.       Besarnya potongan retensi, angsuran pengembalian uang muka

e.       Denda keterlambatan pembayaran

7)       Pekerjaan tambah dan kurang, menjelaskan tentang :

a.        Definisi pekerjaan tambah kurang

b.       Dasar timbulnya pekerjaan tambah kurang

c.        Dampaknya terhadap harga kontrak

d.       Dampaknya terhadap waktu pelaksanaan

e.       Cara pembayaran pekerjaan tambah

8)       Ketentuan mengenai cidera janji (wan prestasi)

a.        Bentuk cidera janji

•             oleh Penyedia Jasa :

                                                           i.          tidak menyelesaikan pekerjaan

                                                          ii.          tidak menyerahkan hasil pekerjaan

•             oleh Pengguna Jasa

                                                           i.          terlambat serahkan lahan, sarana pelaksanaan

                                                         ii.          terlambat membayar

                                                        iii.          tidak membayar

b.       Bila satu pihak cidera janji, pihak lainnya mendapat kompensasi berupa antara lain :

                                                           i.          perpanjangan waktu

                                                         ii.          penggantian biaya

                                                        iii.          pemberian ganti rugi

                                                        iv.          perbaikan hasil pekerjaan

9)       Penyelesaian perselisihan

Dalam hal penyelesaian perselisihan kontrak, didalamnya memuat ketentuan :

a.          penyelesaian menggunakan lembaga peradilan, yaitu melalui pengadilan sesuai Hukum Acara Perdata, atau Pengadilan Niaga

b.         penyelesaian menggunakan alternatif penyelesaian sengketa, yaitu melalui upaya mediasi atau konsiliasi, atau arbitrase

10)   Ketentuan mengenai pengakhiran/pemutusan kontrak, menguraikan tentang :

a.          bentuk pemutusan yang disepakati, atau pemutusan sepihak

b.         kewajiban dan hak masing-masing pihak sebagai konsekuensi dari adanya pemutusan kontrak

11)   Ketentuan mengenai keadaan memaksa (force majeure), meliputi :

a.          risiko-risiko khusus yg disepakti sebagai keadaan memaksa

b.         kewajiban & hak masing-masing pihak bila terjadi keadaan memaksa

12)   Kewajiban para pihak dalam hal kegagalan bangunan, menjelaskan tentang :

a.          jangka waktu pertanggung jawaban kegagalan bangunan

b.         bentuk tanggung jawab terhadap kegagalan bangunan

13)   Ketentuan mengenai perlindungan pekerja, meliputi :

a.          kewajiban memenuhi ketentuan perundangan

b.         bentuk tangung jawab dalam perlindungan pekerja

14)   Ketentuan mengenai aspek lingkungan, menjelaskan tentang :

a.          kewajiban memenuhi ketentuan perundangan

b.       bentuk tangung jawab mengenai gangguan terhadap lingkungan dan manusia

15)   Ketentuan-ketentuan lain diantaranya  :

a.          mengenai hak atas kekayaan intelektual (hak cipta/paten)

b.         mengenai pemberian insentif

c.          mengenai sub penyedia jasa (sub kontraktor) dan pemasok

d.         mengenai penggunaan dua bahasa

e.         bahwa kontrak konstruksi tunduk pada hukum yang berlaku

2.       PERUBAHAN PERJANJIAN

Terhadap suatu perjanjian/kontrak dimungkinkan adanya perubahan, yaitu :

•          Perjanjian Amandemen (amendment contract)

bila ada satu atau lebih ketentuan harus dirubah (misalnya perubahan waktu pelaksanaan)

•          Perjanjian Addendum (addendum contract)

bila ada tambahan ketentuan baru (misalnya tambahan biaya eskalasi)

•          Perjanjian Suplemen (supplementary contract)

bila ada tambahan ketentuan diluar substansi kontrak

3.  KONSEKUENSI ATAS WAN PRESTASI

Perlu disadari bahwa bagi kedua pihak ada konsekuensi :

Bagi Pihak Kedua : kesalahan memenuhi ketentuan kontrak (wan prestasi) akan menimbulkan risiko biaya tanpa imbalan pendapatan

Bagi Pihak Kesatu : kesalahan memenuhi ketentuan kontrak (wan prestasi) akan menimbulkan risiko klaim dari Pihak Kedua, yang akan menambah Anggaran Proyek

Agar hal tersebut tidak terjadi, kontraktor harus :

1.         Menyelenggarakan mutu pelaksanaan yang baik

2.         Memahami & menerapkan ketentuan kontrak

4.    SUBSTANSI /ISI KONTRAK YANG PERLU DIWASPADAI

1)       Pembayaran

a.        Jaminan pembayaran, bila tidak ada jaminan pembayaran dari Pihak I bisa timbul masalah dalam kelancaran pembayaran prestasi pekerjaan

b.       Pembayaran berdasarkan bagian pekerjaan yang harus selesai penuh (sistim mile – stone). Bila dalam penyelesaian penuh dari suatu bagian pekerjaan menemui kendala, maka pembayaran atas bagian tersebut akan bermasalah

c.        Pembayaran sistim progres payment dengan nilai besar 25 %, 50 %. 75 %, 100 %, hal ini akan menuntut Pihak II mempunyai modal kerja yang cukup besar

d.       Tidak ada uang muka, menyebabkan Pihak II harus menyediakan modal kerja yang cukup besar

2)       Pekerjaan tambah kurang

Didalam menangani pekerjaan tambah kurang perlu diperhatikan :

a.        Segera konfirmasi perubahan tersebut sehingga formal / sah

b.       Dibuat analisis dampak pekerjaan tambah kurang tersebut pada harga dan waktu kontrak

c.        Segera ajukan perubahan biaya sampai final

d.       Setelah secara legal disetujui baru pekerjaan tambah kurang dilaksanakan (idealnya begini)

3)       Sanksi dan Denda

a.        Denda keterlambatan penyelesaian pekerjaan (satu permil sehari) diberi batas maksimum 5% dari nilai kontrak

b.       Bila denda keterlambatan diterapkan secara parsial, harus manjadi perhatian untuk tidak dilanggar

c.        Perlu mencantumkan kompensasi untuk keterlambatan pembayaran

d.       Perlu dicantumkan ketentuan tentang batas keterlambatan dalam  pembayaran  dengan  sanksi :

•          Penyedia     Jasa    menghentikan   kegiatan dan segala risiko ditanggung Pengguna Jasa

4)       Penyelesaian sengketa

Perlu dicantumkan klausul tentang penyelesaian sengketa :

a.        Penyelesaian melalui BANI, atau melalui arbitrasi dan menggunakan aturan BANI, atau

b.       Penyelesaian dengan mediasi (melalui mediator) atau dengan konsiliasi (melalui konsiliator), atau

c.        Penyelesaian melalui Pengadilan Negeri

5.       PETUGAS YANG HARUS MEMAHAMI KONTRAK

a.  Periode Pra Kontrak :

•            Petugas yang duduk di Tim Penghitungan Tender di Cabang & Kantor Pusat

b.  Periode Pelaksanaan Kontrak :

                                             i.                Direktur Operasi / Tehnik (PJT)

                                           ii.                Manager Pengendalian

                                          iii.                Kepala Proyek / Site Manager

                                          iv.                Staf Tehnik Proyek

C.  K L A I M

Klaim adalah bentuk permintaan, atau tuntutan, yang diajukan oleh salah satu pihak dalam suatu perjanjian kepada pihak lainnya berupa pembayaran, atau ganti rugi, atau tambahan waktu, atau kompensasi atas timbulnya hak dari satu pihak terhadap pihak lainnya, atau atas kesalahan memenuhi kontrak oleh salah satu pihak.

Klaim oleh Penyedia Jasa

NO.	KEJADIAN	KLAIM
1.	Penyerahan lahan terlambat	a.     Idle cost sumber daya (alat, tenaga, material) b.     Biaya umum (overhead) c.     waktu
2.	Pembayaran termin terlambat	Cost
3.	Pekerjaan tambah	Tambahan nilai kontrak
4.	Pekerjaan kurang	Pegguna jasa mengurangi nilai kontrak
5.	Kejadian pada lingkup lokal, nasional, regional atau global yang berdampak kerugian yang signifikan	a.     Penyesuaian harga atau meninjau kembali lingkup pekerjaan b.     Waktu

Penalti / denda oleh Pengguna Jasa

NO.	KEJADIAN	PENALTI
1.	Penyerahan pekerjaan terlambat	Denda (liquidated damage)
2.	Kualitas pekerjaan kurang	Harga dikurangi/kerja ulang
3.	Ada bagian pekerjaan yang tidak diterim karena tidak memenuhi ketentuan	Mengulang kembali, atau dikerjaan oleh pengguna jasa dengan biaya beban penyedia jasa

Dalam hal timbul kejadian merugikan diluar kekuasaan para pihak, maka :

•          Bila ada aturan dalam kontrak, harus diikuti

•          Bila  tidak ada aturan dalam  kontrak,  perlu disepakati cara penanganannya

Terdapat dua kelompok klaim

1.       Klaim yang dasar pengajuannya ada dalam kontrak (contractual claim)

•          klaim biaya perubahan pekerjaan

•          klaim biaya dan waktu atas penundaan penyerahan lahan

2.       Klaim yang dasar pengajuannya tidak tercantum dalam kontrak (non contractual claim)

•        klaim kenaikan kurs mata uang asing

•        klaim biaya dan waktu atas penghentian pekerjaan oleh alasan yang bukan kesalahan  kontraktor

PROSES  KLAIM

1.       Setiap “kesalahan” Pihak I dikonfirmasi secara tertulis

2.       Bila harus mengerjakan diluar lingkup pekerjaan:  diminta instruksi/konfirmasi tertulis

3.       Saat  melaksanakan pekerjaan butir  1)  dan  2), dibuat surat pemberitahuan secara rinci (kapan, berapa lama, alat apa, material apa, tenaga kerja berapa, dan lain-lain)

4.       Buat foto dokumen sebelum, selama dan selesai pelaksanaan

5.       Setelah pekerjaan selesai, buat konfirmasi atau Berita Acara

6.       Pengajuan klaim dibuat jangan sampai terlambat, karena posisi tawar akan lemah

7.       Berkas pengajuan klaim disusun lengkap, akurat, jelas, menarik

8.       Diupayakan kondisi yang baik/kondusif, berupa :

a.        kinerja pelaksanaan selalu dibuat baik

b.       hubungan interpersonal dengan Pihak I dijaga baik

c.        suasana perundingan tetap hangat & bersahabat

9.       Hasil perundingan dibuat formal

D.  KETERKAITAN KONTRAK DENGAN PERATURAN PERUNDANGAN

-          Ketentuan-ketentuan dalam dokumen kontrak tidak dibenarkan bertentangan     dengan Peraturan Perundangan

-          Bila terdapat yang bertentangan: ketentuan tersebut batal demi hukum

-          Bila terdapat hak satu pihak (kewajiban pihak lain) tidak tercantum tetapi dibenarkan peraturan per-undangan, maka hak tersebut memenuhi syarat untuk dituntut

1.       Ketentuan tentang kegagalan Bangunan

-          UU.  No. 18   Tahun  1999  tentang   Jasa Konstruksi, pasal 25, 26, 27, 28

-          Peraturan Pemerintah  No. 29  Tahun  2000  tentang Penyelenggaraan Jasa      Konstruksi pasal 34 s/d 48

2.       Ketentuan tentang Peran Masyarakat

-          UU. No. 18 Tahun 1999 tentang Jasa Konstruksi, pasal 29, 30

3.       Kegagalan Bangunan

-          keadaan tidak berfungsinya bangunan, sebagian atau keseluruhan, dari segi teknis, manfaat, K – 3 atau keselamatan umum

-          bisa karena kesalahan dari Penyedia Jasa (Pelaksana Konstruksi, Perencana Konstruksi, dan  Pengawas Konstruksi) atau Pengguna Jasa

      Langkah preventif penting :

-          Bila   lingkungan   bangunan   ( tanah, air, cuaca,   beban  dll)   mempunyai   kondisi yan memungkinkan bangunan berubah/deformasi, maka  dalam BA  Penyerahan Pekerjaan  diberi catatan bahwa  bila hal itu    terjadi     bukan    tanggung     jawab Penyedia Jasa

4.       Peran Masyarakat sesuai UU. No. 18/1999 Pasal 29 :

a.       Masyarakat berhak untuk :

                                               i.       melaksanakan pengawasan untuk mewujudkan tertib pelaksanaan Jasa Konstruksi

                                             ii.       memperoleh   penggantian    yang   layak    atas kerugian yang dialami secara langsung sebagai  akibat penyelenggaraan Jasa Konstruksi

b.       Masyarakat berkewajiban

                                               i.       menjaga ketertiban dan memenuhi ketentuan yang berlaku  dibidang   pelaksanaan   Jasa Konstruksi

                                             ii.       turut mencegah terjadinya pekejaan konstruksi yang membahayakan kepentingan umum.

Masyarakat bisa memberikan kritik, usulan, protes, pernyataan curiga sampai tuduhan

c.        Sebagai antisipasi, agar diupayakan :

                                               i.       Pelaksanaan   pekerjaan   mengikuti   ketentuan-ketentuan dalam kontrak

                                             ii.       Interaksi  dengan  masyarakat  sekitar  dilakukan dengan baik

                                            iii.       Tetap menjaga lingkungan sekitar proyek  dalam keadaan baik

E.  PENGAKHIRAN KONTRAK

Kontrak konstruksi berakhir bila :

a.        Pelaksanaan   kontrak   selesai  s/d   penyerahan  terakhir, dan semua kewajiban dan  hak  masing-masing telah diselesaikan,atau

b.       Dilakukan  pemutusan  kontrak oleh salah  satu  pihak   oleh  suatu  sebab  sesuai   kontrak,  dan  semua  kewajiban  dan  hak  yang  timbul   pada masing-masing pihak telah diselesaikan, atau

c.        Dilakukan pemutusan kontrak atas kesepakatan para pihak sesuai kontrak, dan semua kewajiban dan hak yang timbul    pada    masing – masing pihak telah diselesaikan

F.  URUTAN KEKUATAN / PRIORITAS DOKUMEN

Bila terdapat hal-hal yang bertentangan / tidak sama pada satu dokumen gengan dokumen lainnya, umumnya berlaku :

Dokumen yang lebih akhir adalah yang lebih kuat / mengikat untuk dilaksanakan

Dalam hal tidak ditentukan, urutan prioritas untuk dilaksanakan berdasarkan  urutan adalah :

1.       Instruksi tertulis Pengawas/Wakil Pemilik Proyek

2.       Kontrak Adendum

3.       Surat Perjanjian dan Syarat-syarat Perjanjian

4.       Surat Perintah Kerja, Surat Penunjukan

5.       Berita Acara Negosiasi

6.       Berita Acara Klarifikasi

7.       Berita Acara Aanwijzing/Risalah Rapat Penjelasan

8.       Syarat-syarat  Administrasi

9.       Spesifikasi/Syarat Tehnis

10.    Gambar Rencana Detail

11.    Gambar Rencana

12.    Rincian Nilai Kontrak

G.      FORMAT STANDAR KONTRAK

Meskipun di Indonesia belum ditetapkan suatu standar kontrak, tetapi sebagai referensi dapat digunakan antara lain :

a.        Standar kontrak dari FIDIC (Federation Internationale Des Ingeuneurs Conseils) atau International Federation of Consulting Engineers.

b.       Standar kontrak dari JCT (Joint Contract Tribunal)

H.      BENTUK KONTRAK

Terdapat beberapa jenis bentuk kontrak dalam jasa konstruksi, tetapi yang banyak ditemui adalah bentuk kontrak :

a.        Kontrak Lump Sum (Lump Sum Contract)

-   Kontrak Lump Sum nilainya akan tetap sepanjang tidak ada perubahan pada lingkup/scope pekerjaan, baik menyangkut kuantitas maupun kualitasnya

-   Kuantitas pekerjaan pada RAB hanya dipakai sebagai dasar perhitungan dalam penawaran, dan pembayaran prestasi pekerjaan, sedangkan risiko kekurangan kuantitas atau kelebihan  kuantitas menjadi tanggung jawab Pihak II/kontraktor

b.       Kontrak Harga Satuan (Unit Price Contract)

-   Kuantitas pekerjaan dihitung bersama oleh kedua pihak berdasarkan keadaan lapangan, tetapi harga satuan pekerjaan tidak berubah

-   Dalam penawaran, kuantitas pekerjaan ditetapkan oleh Pihak I untuk dasar perhitungan harga penawaran